5年前に中古で購入したノートパソコンが、最近しょっちゅうフリーズし、いよいよ おなくなり になりそうです。
そのため新しいノートパソコンを色々調べてみたのですが、オフィスソフト付きはどうしても高くなります。
ノートパソコンでの MS-Office のバンドル有無での値段差は、￥15,000～20,000 となっています（令和６年度）。
しかもバンドル版 MS-Office は購入したパソコンでの使用に限定され、パソコンを変えると使えません。
また、わたしはデータのバックアップに定期的にSDカードへの保存をしているのですが、いちいちファイルをコピーするのが面倒でバックアップはサボり気味です。
なのでパソコンが壊れた時のデータ消失のリスクも、現実的な課題になってきました。
そこで、Officeバンドルなしパソコン への更新に備え、無料のオフィス互換ソフト と 無料クラウドストレージ の導入にトライしました。
無料で使えるオフィスソフト
調べてみると 無料で使えるオフィスソフト には色々なものがあり、マイクロソフトの WEB版Office と グーグルの Googleドキュメント類 が有力なようです。
この２つ以外にも、最近ドイツ政府が導入を決めた LibreOffice も気になりました。
無料で使えるオフィスソフトの比較
無料オフィスソフトを導入するにあたり、代表的な３つの無料オフィスソフトについて、それぞれの特徴を比較しました。
| WEB版 Office | Google Document Sheet | Libre Office | |
| 提供元 | マイクロソフト | The document Foundation | |
| 特徴 | WEBアプリ ブラウザ上で動作 | WEBアプリ ブラウザ上で動作 | インストール 型ソフト |
| 機能 vs MS Office | 一部制限 あり | ほぼ同等 | 一部劣るらしい |
| オフライン での利用 | 不可 | ファイルの同期設定で可 | 可 |
| 互換性 vs MS Office | 完璧 | 列幅等が異なり微調整が必要 | 極めて高いらしい |
| 利用条件 | Microsoftアカウントが必要 | Googleアカウントが必要 | なし |
| 編集条件 | 編集はOneDrive上のファイルのみ (注１) OneDriveの無料アカウントでの容量は５GB | 編集はGoogleDrive上のファイルのみ (注１) GoogleDriveの無料アカウントでの容量は１５GB | なし |
| 共同編集 | 可能 | 可能 | 可能 |
仕事でもプライベートでも、これまでマイクロソフト･オフィスをずっと使って来たので、WEB版Officeに大きな弱点が無ければ、これを選ぶのが妥当です。
しかしWEB版Officeには、私にはどうしても無視できない弱点があり、Googleオフィス（ドキュメント＆スプレッドシート） を導入する事にしました。
（LibreOfficeは旧式システムの匂いがして深入りしませんでした。）
Googleオフィス（ドキュメント＆スプレッドシート）を選んだ理由
私がGoogleオフィスを選んだ理由は以下の３点です。
- オフラインで利用できる
WEB版Officeはオフラインで使用できない。
一方Googleドキュメント類では、Googleドライブの設定で『オフラインで作業を可』にしておく事で、OneDrive上のファイルが自動的にパソコンにも保存され（常に同期＆バックアップされた状態）、オフラインでの作業が可能になる。
これは家以外でOfficeソフトを使う時に、情報漏えいのリスクのあるフリーＷｉｆｉを使わなくても済む事に繋がります。 - 編集機能に関する機能制限がない
WEB版Officeではインストール版に対し、機能の一部が制限されます。
例：CSVが使えない/図形描写の機能制限/グラフの種類が少ない
一方Googleオフィスでは、有料のビジネスアカウント版に対し、編集機能に関しての機能制限はないようです。 - 対応するクラウドストレージの容量が大きい
WEB版Officeで対応するOneDriveの容量は、無料アカウントでは ５GB しかない。
一方Googleオフィスに対応するGoogleドライブでは、無料アカウントでも １５GB と、OneDriveの３倍の容量を利用できる。
なお写真のバックアップは、AmazonPhoto（写真バックアップはプライム会員は容量無制限）を利用する予定です。
MS Office と Googleオフィス の互換性と変換方法
Googleオフィスに移行する事で、エクセルの資料では 列の幅 や 文字の大きさ が微妙に変わりました。
自分だけで使う分には、見た目を気にしなければ、そのままでも問題ありません。
MS Officeのファイル形式からGoogleオフィスへの変換は、１クリックで簡単にできます。
見た目を綺麗に整えるためには、列の幅や文字サイズ等のレイアウトの若干の手直しが必要になります。
一方で、懸念していた 数式 や 文字の表示形式 の変更は、今のところ不要なようです。
操作の違い関しては、資料を一つ弄っていれば直ぐに慣れるレベルでした。
セキュリティーの確保
Googleオフィス の導入で、もっとも気になったのは セキュリティー に関してでした。
私はパソコンで パスワード管理 や お金の管理 をしているのですが、Googleオフィス を導入するという事は、同時にこれらの『個人的には重要なデータをクラウドストレージで保管する』ことにもなります。
しかし今回の検討にて、個人アカウントでの利用でも、適切な利用方法を守れば問題がないと判断できました。
個人アカウントでセキュリティ確保を最優先する場合の利用方法
Googleドライブはクラウドストレージなので、どこにいても利用ができます。
またファイルの共有設定次第で、遠隔の人にファイルを利用させる事も可能です。
先進的で、とても便利なシステムです。
ですが、この便利な機能はセキュリティーリスクと紙一重ではないでしょうか？
私はGoogleドライブを個人の重要なデーターの保存に使いたいので、便利な機能はあえて封印し、以下の方法でセキュリティー確保最優先で利用する事にしました。
- アカウントの２段階認証を設定する
２段階認証を有効にしておけば、最悪アカウントへの不正アクセスがあっても、利用を拒否する事ができます。 - ファイルの共有機能を使わない
ビジネスアカウントでは、組織のセキュリティー設定にて、たとえ共有権限設定の人為的ミスがあったとしても情報漏えいを防止する事ができるようです。
しかし個人アカウントでは、ファイルの共有設定を人為的ミスで間違えるとそれ以上のチェックはないので、即時にデーターがネット上にばら撒かれる事になるようです。
人為的ミスを絶対に避ける事は不可能なので、プライベートで利用する個人アカウントでは共有機能は使わない方が良いと考えます。 - 自分のパソコン以外でGoogleドライブを利用しない
共用ドライブでの利用は、ログオフ忘れや、アカウント情報漏えいのリスクが懸念されます。 - 外出先ではＷｉｆｉに繋がず、オフラインで作業する
外出先のＷｉｆｉには、なりすましＷｉｆｉ等の危険で悪意のあるものが無いとは言えないようです。
Googleドキュメント類は オフラインでも利用できる ので、余計なリスクを避ける為に『外出先ではオフラインで作業する』のが良いと考えます。
私は、Googleドライブを家のＷｉｆｉでしか使わない事にしました。 - スマホではキャリア通信以外ではGoogleドライブを使わない
スマホにGoogleドライブを導入すると大変便利です。
いつでもどこでも必要なデータを閲覧する事ができます。
ですがキャリアの電波で使う分には良いですが、Ｗｉｆｉの自動接続を設定していて、意図せず勝手にフリーＷｉｆｉに繋がる事もあり得ます。
この危険を避ける自信がないので、スマホではキャリアで通信している時以外には、Googleドライブを使わない事に決めました。
Googleドキュメント類をGoogleドライブとやり取りする時には、無料アカウントであっても、グーグルのデフォルト仕様での暗号化が行われるようです。
ビジネスアカウントでは、更にクライアント専用の暗号化も可能なようです。
なのでGoogleドキュメント類のデータ通信に関しては、基本的に安全が確保されているようです。
なおGoogleドキュメント類は、パスワードを忘れてしまうと何もできなくなります。
特にパソコンでパスワードを管理していたら、パソコンが壊れてしまったら完全にお手上げです。
なので私はスマホの GoodReader というアプリを使い、Googleアカウント等の重要なデーターは、そちらにも入れています。
このアプリはスマホ内で完結するストレージ兼ビューアーなので、データ流出の懸念がありません。
共有機能をどうしても使いたい場合
Googleアカウントは複数使う事も可能です。
仕事等で共有で利用する場合は、共用専用に別なアカウントを作るのが良いようです。
この場合、プライベート用と仕事用のアカウントは一目で区別が付くようにした方が良いでしょう。
ただ、複雑にすることは人為的ミスの原因と考えますので、個人的にはお勧めしません。
MS Office形式のファイルを使う場合
仕事等でどうしてもMS Office形式のファイルを一時的に使う必要がある場合、『Googleドキュメント類で閲覧･編集する方法』と、『WEB版Officeで閲覧･編集する方法』の、２つの方法があります。
Googleオフィス で閲覧編集する場合は、列幅の違いなどによりレイアウトが若干崩れます。
WEB版Officeで閲覧編集する場合は、多少の機能制限があるものの、レイアウトの崩れなどはありません。
ただし、WEB版Officeを利用する時に必須となる OneDrive（マイクロソフトのクラウドサービス）は、アクティブな『ドキュメント』『ディスクトップ』『ピクチャー』フォルダの位置を警告もなく勝手に変更する仕様になっており、予期しないトラブルを引き起こす場合があります。
というか、私も OneDrive のせいでディスクトップのアイコンが消えました。
OneDriveの導入には注意が必要です。
出来たら、Googleオフィス での使用をお勧めします。
ユーザーが戸惑うのは、この自動バックアップが最初から勝手に有効になっていること。Windows 11のHome版では、Microsoft（MS）アカウントの登録が必須だが、登録後に自動的にバックアップ機能が有効になる仕組みだ。しかも、大多数のパソコンでは、OSのセットアップ中にOneDriveを使うかどうかを選択するプロセスがない。「使わない」という選択肢が事実上封じられた格好だ。選んだ覚えがないのに勝手に自動バックアップが動く――。ユーザーが戸惑うのも当然だろう。
OneDriveの自動バックアップに困惑、削除するなら同期済みデータを救出しておこう｜日経XTECH
Googleドライブ＆Googleオフィスの導入方法
Googleドライブの導入方法
- Googleアカウントを作成する
Google検索のページの右上のログオンボタンから作成できます。
- Googleアカウントでログインする
Google検索のページの右上のログオンボタンからログインします。 - Googleアプリ一覧からGoogleドライブを起動する
Googleの検索ページで右上のGoogleアプリアイコン（９個の点のアイコン）をクリックします。
するとアプリ一覧がでるので、ドライブアイコン（三角おにぎりのアイコン）をクリックします。
- これでマイドライブが利用できます
なお、Googleドライブを『オフラインでも利用』に設定した時の、パソコン側でのデータの保存先は
『c:\ユーザー\user\マイドライブ』
になっていました。
Googleオフィスの導入
Googleオフィス（ドキュメント＆スプレッドシート）はWEB版アプリなので、オフィスソフトのダウンロードやインストールは不要です。
使い方①
- WEBブラウザーからGoogleの検索ページを開く
- Googleアプリ一覧からGoogleオフィスを起動する
上記のアプリアイコンの画面で、アプリ一覧の下の方にあるGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを起動する。
使い方②
- Googleドライブを起動する
- 左上の『＋新規』ボタンをクリックする
Googleオフィスを使って一度ファイルを作成すれば、次回はファイルをクリックすれば自動でGoogleオフィスが起動します。
まとめ Officeバンドルなしパソコンに最適。
パソコンがまだ壊れない内に、データの MS Office形式 から Googleドキュメント形式 への変換を着々と進めています。
WEBアプリという事で、インストール型ソフトに対して 操作性･反応性 等が鈍くならないか？心配でしたが、特に気になる操作性の悪化は無いようです。
普通にストレスなく使えます。
データが消えるとダメージの大きいパスワードなどは既にGoogleDriveに移動しましたので、これで何時でも Officeバンドルなしパソコン に変更できます。
これで安心して、いまの中古パソコンの寿命が尽きるまで、使いつづける事ができます。
中古パソコンの基本性能は変わらないのですが、今回のクラウドストレージの導入により、最新機能のついたパソコンに生まれ変わりました。
ポチップ